Para qué sirve la gestion documental

Para qué sirve la gestion documental
Ahorra costos y mejora procesos de negocios de forma significativa.Enrique Núñez, gerente de Investigación y Desarrollo de Informat

No importa el tamaño de una empresa, porque lo más probable es que genere una significativa cantidad de documentos cada día y es bien posible que la información contenida en ellos sea fundamental para el desarrollo del negocio.

Los empleados crean, envían, almacenan y buscan estos documentos permanentemente. Algunos estudios indican que un empleado promedio puede pasar hasta el 50% de su tiempo buscando información y entre un 5% y 15% de su tiempo leyéndola.

Según IDC, una compañía con mil trabajadores gasta cerca de 30 millones de euros al año, buscando información que no existe o creando documentos que ya existen. El costo, entonces, asociado a la gestión de la información, pero más precisamente de los documentos, puede ser muy alto para las organizaciones.

Por ello, los sistemas de gestión documental, que se ubican dentro de un contexto de mayor alcance, como son los sistemas de gestión de contenido empresarial, resultan mucho más claves hoy.

Un ejemplo: el ciclo de ventas de una empresa recibe pedidos o envía cotizaciones en formato de archivos word, excel, imágenes o de papel, y almacena sus facturas, lo más seguro, en un ERP. Este simple caso implica un buen listado de complejidades administrativas, ya que los papeles recibidos son archivados en una carpeta, los correos en un servidor y las facturas en una base de datos. Y cuando existe el requerimiento de entregar un detallado reporte de gestión hay que coordinar todos estos almacenes para cumplir.

Un sistema de gestión documental entrega herramientas que permiten almacenar, indexar y buscar estos documentos de forma rápida y eficiente, lo que podría ser una ventaja comparativa con la competencia y un verdadero ahorro de tiempo y recursos, especialmente para pequeñas y medianas empresas que buscan optimizar su gestión con nuevos y modernos aplicativos.

Actualmente, existen soluciones de sistemas de gestión de contenido empresarial que cautivan con un largo listado de funcionalidades de análisis.

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Existen algunos sistemas gratuitos y otros que promueven reconocidas marcas de alcance internacional. En todos estos casos, la verdadera diferencia está, como suele suceder en una buena cantidad de innovaciones tecnológicas, en el nivel de soporte.

Servicios como Dropbox, por mencionar un caso, tiene aplicaciones de almacenamiento, indexación, colaboración y sincronización de documentos, lo que puede ser un reemplazo para sistemas de gestión documental o sistemas de gestión de contenido empresarial más tradicionales.

Otro punto clave, independiente sea la solución, está en evaluar rigurosamente el almacenamiento de los documentos electrónicos, porque los servicios cloud corren con ventaja y resultan de especial atractivo para las pymes. En primer lugar, requieren una inversión inicial baja.

No hay que gastar en hardware. Sólo una conexión a internet. Como segundo factor de evaluación, se paga por uso. Amazon Web Services tiene servicios de almacenamientos con precios extremadamente bajos que van desde los u$s 0,004 a u$s 0,023 por gigabyte mensual. También está la propuesta de Microsoft Azure a u$s 0,03 por gigabyte cada mes.

La gestión documental es una herramienta que puede resultar clave para las empresas del siglo XXI: ahorra costos y mejora procesos de negocios de forma significativa. Lo atractivo es que existen soluciones con distintos rangos de precios, lo que se traduce en una real opción para el trabajo de las pequeñas y medianas organizaciones.

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