6 formas en que las salas grupales pueden reducir los costos de las empresas

6 formas en que las salas grupales pueden reducir los costos de las empresas
El objetivo principal de las salas grupales es aumentar el uso de los espacios disponibles para reuniones.

Todo se reduce a proporcionar las herramientas adecuadas para conectar a los empleados.

Una de las mayores tendencias en el diseño de espacios para el trabajo es el concepto de salas grupales, un pequeño espacio para reuniones diseñado específicamente para llevar a cabo las actividades improvisadas de aprendizaje social que las empresas están buscando.

Por supuesto, que para hacer efectivos estos espacios se necesita de una habitación con tecnología adaptada. Sin embargo, no es raro que una sala tecnológica para reuniones pueda ser categorizada como un exceso y, por tanto, eliminada fácilmente del presupuesto.

Con esto dicho, el objetivo principal de las salas grupales (y la tecnología que los sostiene) es aumentar el uso de los espacios disponibles para reuniones y realmente ahorrar dinero a largo plazo, tanto reduciendo los costos como incrementando la productividad.

6 maneras efectivas en las que una sala de reuniones tecnológica puede mejorar tu negocio:

  1. Optimiza el espacio: El segundo costo más alto para la mayoría de las organizaciones son las bienes raíces. Es por eso que la capacidad de utilizar mejor el espacio de piso puede resultar en significativos ahorros. Tener bien equipados las salas grupales permite a las organizaciones proporcionar más espacios de colaboración que son del tamaño adecuado para los diferentes tipos de reuniones. Esto significa menos reuniones en donde tres personas están sentadas en una gran habitación porque es el único lugar disponible. Las salas grupales logran esto, teniendo exactamente la tecnología que los empleados necesitan. Ellos pueden entrar, tirar un cable retráctil de una mesa y conectar su propia laptop. La habitación puede reaccionar al momento de conectar el cable al proporcionar automatización sencilla y fácil de implementar. Todo el sistema de tecnología en la sala podría “despertar” cuando el cable fuera conectado, permitiendo a los empleados comenzar su reunión rápidamente.
  2. Empodera la innovación: Debido a que ahora hay más espacios de colaboración, es más fácil para los empleados sentarse y tener una conversación cuando sea necesario en una habitación. Los paneles de programación pueden ser montados fuera de la sala de conferencias, haciendo más fácil la tarea de encontrar horarios disponibles. El panel de programación incluso puede revisar la disponibilidad en otras salas así como el tamaño de éstas y hacer recomendaciones acerca de las que se encuentran libres. Al reducir las barreras para conectar con otros empleados en cualquier momento, las organizaciones pueden crear un ambiente de intercambio de ideas ideal. Las buenas ideas son siempre menos propensas a morir cuando se comparten en cualquier momento con cualquier persona.
  3. Videoconferencias en más espacios: En una organización moderna y global para que una verdadera experiencia de compartir ideas a larga distancia suceda, tiene que ser posible a través de una videoconferencia. Es bien sabido que una videoconferencia permite una comunicación más efectiva a larga distancia, reduciendo los costos de traslados. Sin embargo, la necesidad tradicional por los caros sistemas de video teleconferencia (VTC) ha hecho que la posibilidad de tener videoconferencias en un gran número de reuniones se vea limitado. Con los años, esto ha dado lugar a extraños sistemas de intercambio de VTC y otros métodos para compartir equipo y reducir los costos. Sin embargo, con el surgimiento de populares aplicaciones de conferencia web como Skype, las organizaciones ya no tienen que invertir en los codecs de videoconferencia. Al equipar las salas grupales con recursos de bajo costo, cámaras para videoconferencia de alta resolución y proporcionando mezcladores automáticos de conferencias web y micrófonos de contorno para las salas más grandes, ahora es financieramente posible la instalación de videoconferencias en todas las salas de reuniones.
  4. Apoyo Centralizado: Uno de los factores más importantes, que a menudo se pasan por alto es el retorno de inversión que se tendrá al invertir en el mantenimiento y gestión de la tecnología. Existe un costo considerable y medible del ir habitación por habitación dando soporte a las computadoras y otro tipo de equipo. Pero mediante el empleo de un software potente pero sencillo de manejar, todos los componentes del sistema AV en un “huddle space” pueden ser controlados y en mantenimiento de manera remota.
  5. Mejor equilibrio entre el espacio de trabajo y una mayor retención de los empleados: Simple y sencillo, numerosos estudios han demostrado que a la gente le gusta trabajar en compañía. Sin embargo, también se ha comprobado que a los empleados les gusta el silencio a la hora de trabajar solos, y la productividad disminuye cuando existen distracciones en estas áreas. Las organizaciones pueden ayudar a los empleados a sentirse parte del equipo, a fomentar un sentimiento de pertenencia donde ellos hacen aportaciones importantes, al proporcionar las herramientas y crear ambientes que fomenten las actividades en colaboración y dando espacio a los lugares personales de trabajo, eliminando el estrés para quien necesite trabajar a solas. Diferentes estudios han evidenciado que los empleados que se sienten conectados a su organización y menos estresados están convencidos a quedarse donde están.
  6. Mejora el rendimiento en equipo: Todos los otros puntos que se han mencionado tienen un efecto a la larga. Cuando los empleados se sienten empoderados, conectados y tienen las mismas metas, trabajan más duro para lograrlo. Al final del día, esto afecta el rendimiento personal y de todo el equipo.
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Todo se reduce a proporcionar las herramientas adecuadas para conectar a los empleados. Haciéndolo bien, puede afectar tanto grandes costos como ligeros beneficios, desde incrementar la colaboración hasta reducir costos de viajes de trabajo, el rendimiento, la innovación y la retención del empleado. Para mayor información sobre cómo las salas grupales pueden tener un efecto en tu organización visita – Collaboration Technology in Small Spaces.

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