Estas automatizan e integran los flujos de trabajo para gestionar la información de punta a punta y monitorean su información para detectar actividades atípicas.
Veritas Technologies publicó las conclusiones de una investigación que iluminan las prácticas más eficaces de gestión de la información que impulsan a las organizaciones a extraer el máximo valor posible de su información y, a la vez, reducir los riesgos y costos relacionados.
El estudio concluyó que el 94% de las organizaciones tiene un programa formal de gestión de la información implementado o se encuentra en las etapas de planificación. Sin embargo, sólo el 40% de las organizaciones tienen un alto desempeño en materia de gestión de la información.
Veritas se asoció con la firma de investigación Ipsos para encuestar una muestra representativa global de profesionales de TI, seguridad y legales de 481 organizaciones para definir cuáles son las herramientas y tácticas que se utilizan actualmente, y con qué nivel de éxito esas prácticas generan resultados en materia de gestión de la información. Este último estudio de Veritas viene a continuación del informe global databerg y del índice genómico de datos, que revelaron la situación de deterioro que enfrentan las organizaciones respecto de la explosión de información. Las conclusiones de estos trabajos destacan que el 85% de toda la información almacenada y procesada por las organizaciones es considerada información “oscura” o ROT (redundante, obsoleta y trivial), y que el 41% de toda la información almacenada está desactualizada (es decir, no se tocó durante tres años).
“Como las organizaciones adoptaron una mentalidad de ‘guardar todo’ y hay terabytes (o petabytes) de información de bajo valor almacenada, descubrieron que es cada vez más difícil encontrar la información cuando la necesitan y proteger de manera eficaz a su información sensible”, resaltó Ben Gibson, director de comercialización de Veritas. “Por estos motivos, y al enfrentar un entorno normativo increíblemente complejo y que cambia rápidamente, la gestión de riesgos es el motivo número uno por el cual las organizaciones están invirtiendo en programas de gestión de la información”.
La mayoría de las herramientas y tácticas adoptadas tienen el legado “guardar todo”
El estudio revela que, una vez que las organizaciones deciden invertir en la gestión de la información, tienen una amplia variedad de enfoques diferentes a su disposición. De las 18 herramientas (desde archivo a eDiscovery, análisis de archivos y más) y 14 tácticas (incluidas la creación de políticas, los cargos al usuario y la capacitación) relevadas, todas recibieron una tasa de adopción superior al 60%.
De todas estas herramientas y tácticas, varias de ellas demostraron altos niveles de adopción de manera consistente en todas las organizaciones. En términos de herramientas, el 87% de los participantes de la encuesta adoptaron el guardado de archivos y el 86% adoptó el guardado de correos electrónicos, tecnologías desarrolladas originalmente para ayudar a las organizaciones a optimizar el almacenamiento de los crecientes volúmenes de datos.
Desde un punto de vista táctico, el 88% de las organizaciones emiten políticas formales de uso de la información, y el 84% capacita a los empleados en prácticas de gestión de la información, pero ambas tácticas exigen cumplimiento y esfuerzo del usuario final en lugar de automatización, lo que hace que la adopción resulte más dificultosa en un mundo donde los datos crecen un 39% interanual.
Considerando la amplia adopción de herramientas y tácticas de gestión de la información, la población encuestada fue dividida en dos segmentos en base a la eficacia general del programa de gestión de la información de cada organización, y evaluada de tal manera. Lo más interesante es que el análisis reveló diferencias considerables entre las herramientas y tácticas adoptadas por las organizaciones de bajo desempeño (aproximadamente el 60% de la población) y las organizaciones de alto desempeño (aproximadamente el 40% de la población).
Las organizaciones de alto desempeño conocen el valor de su información
Las organizaciones de alto desempeño demuestran un aplicado foco en la comprensión de los tipos de datos que almacenan y la importancia relativa de éstos. El estudio muestra que el 72% de las organizaciones de alto desempeño realizan evaluaciones de tipo de archivo para evitar la acumulación de archivos que no sean de misión crítica, mientras sólo el 29% de las organizaciones de bajo desempeño utilizan esta técnica. de manera similar, el 66% de las organizaciones de alto desempeño miden el porcentaje de sus datos que son ROT, mientras sólo el 23% de las organizaciones de bajo desempeño miden su ROT. Además, el 62% de las organizaciones de alto desempeño asigna puntajes de riesgo a los datos que almacenan, pero sólo el 29% de las organizaciones de bajo desempeño cumplen con esta práctica.
Las organizaciones de alto desempeño controlan mejor el crecimiento de la información
Considerando los tipos de herramientas y tácticas que son mayormente adoptadas por las organizaciones de alto desempeño, no resultó sorprendente que estas organizaciones fueran un 39% mejores eliminando datos sin valor y un 38% mejores determinando el valor de una información individual que las organizaciones de bajo desempeño. En general, las organizaciones de alto desempeño son un 36% mejores que las de bajo desempeño en el control del crecimiento de su información.
Tanto las organizaciones de alto desempeño como las de bajo desempeño identificaron a la eliminación de riesgos como la prioridad número uno de inversión en un programa de gestión de la información. Dicho eso, las organizaciones de alto desempeño son 22% mejores que las de bajo desempeño para eliminar riesgos, y son significativamente mejores para proteger a su organización ante pérdidas financieras y de productividad potenciales directamente atribuibles al crecimiento de la información.
Finalmente, parece que cuanto mayor visibilidad tienen las organizaciones del valor de sus datos, más proactivas pueden ser cuando se trata de generar soluciones, y más eficaces son para recortar el riesgo generado por la explosión de la información.
“La gestión de la información es una prioridad de rápido crecimiento para la mayoría de las organizaciones de todo el mundo”, comentó Sean Pike, director del programa de Seguridad de Datos de la Próxima Generación, eDiscovery y Gestión de la Información del IDC.
“La explosión de la información creó un entorno de riesgo insostenible. Veritas está asistiendo a las organizaciones de todo el mundo en la definición de buenas prácticas para limpiar su impacto de datos. Al desarrollar un marco de trabajo de valuación de datos, establecer y reforzar las políticas de datos y asegurar que toda la organización esté alineada para mitigar el riesgo de la información, cualquier organización puede replicar las tácticas que hicieron que las organizaciones de alto desempeño de este nuevo estudio de Veritas sean tan eficaces”, concluyó.
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