¿Se pueden reducir costos con una adecuada estrategia de manejo de papel?

¿Se pueden reducir costos con una adecuada estrategia de manejo de papel?
Nuestro enfoque inicia con una evaluación del estado actual y el diseño de un estado futuro.Jesús García, director General en Ricoh Mexicana

El actual ambiente económico ha sido desafiante para los negocios, obligando a casi todas las grandes compañías alrededor del mundo a examinar sus gastos.

Los tomadores de decisión están buscando nuevas formas de reducir costos sin disminuir su capacidad de competir o dar servicio a sus propios clientes, al mismo tiempo que eficienticen sus procesos internos. De acuerdo con InfoTrendslos gastos por la gestión de documentos para la mayoría de las empresas en todas las industrias representan un promedio de 6% del ingreso.

Algunos ejecutivos que están habituados a las redes y la tecnología para la gestión de documentos no están familiarizados con la profundidad del gasto.

La mayoría pueden señalar que la adquisición de copiadoras, impresoras, MFPs, equipos de fax, software, servidores, suministros y contratos de mantenimiento es un costo significativo.

Sin embargo, todas las empresas continuarán comprando equipo, pero los márgenes seguirán comprimiéndose, en tanto que, las ventas de un sistema como Managed Document Services crecerán de manera constante, ya que ofrece entornos para la producción de documentos mucho más saludables y oportunidades de una verdadera diferenciación.

En paralelo, la infraestructura relacionada con el documento – y todos los procesos asociados con la empresa – ofrecen a la mayoría de las organizaciones valiosas oportunidades para reducir los costos y mejorar el dinamismo en general.

Es por ello que estamos comprometidos con el ahorro de costos, la eficiencia de los procesos y, por supuesto, hacer que más empresas sean amigables con el medio ambiente.

Y el MDS (Managed Document Services) está diseñado específicamente para recuperar hasta el 30% de los gastos relacionados con el documento.

MDS controla el capital de costos, incrementa la productividad, reduce el desperdicio de material y disminuye el espacio necesario para la gestión de documentos. Con este sistema, nuestra misión es otorgar poder a las empresas para mejorar sus servicios y reducir costos relacionados con sus procesos documentales en un 30%, lo cual se puede equiparar a un 2% de su ingreso anual.

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Con la estrategia de MDS a través de un modelo único de Servicio Externo – que es un trayecto continuo y de colaboración que incluye la implementación del Business Process Optimization y de estrategias de Sustentabilidad – garantizamos una transformación exitosa y rentable mediante la aplicación de la metodología de la Gestión del Cambio, diseñada para identificar y cambiar permanentemente las prácticas costosas del usuario final.

Nuestro enfoque inicia con una evaluación del estado actual y el diseño de un estado futuro basado en métricas. Posteriormente guiamos la transformación del actual al ideal, y colaboramos con la alta dirección del cliente para conducir continua y permanentemente la optimización.

Actualmente la mayoría de las empresas no cuentan con experiencia inhouse para ejecutar iniciativas MDS exitosas; nuestro enfoque sobre MDS permite a nuestros clientes contar con nuestro talento especializado para realizar un control estratégico de su arquitectura de información.

Al mismo tiempo, ofrecemos a nuestros clientes un experto virtual como la Principal Autoridad del Documento (Virtual Chief Document Officer – CDO) para conducir las evaluaciones del estado actual, el diseño del plan de trabajo, la implementación y la optimización de los esfuerzos en curso; ayudamos a nuestros clientes a mejorar el flujo de trabajo de sus documentos, así como a gestionar y optimizar su infraestructura del documento.

Las grandes empresas pierden al año un aproximado de $ 5,7 M por cada 1.000 empleados debido a una mala gestión de las infraestructuras de información.

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