La manera en que trabajamos ha cambiado. El medio principal de alcanzar los objetivos de se está focalizando en la tecnología, concretamente, en cómo se gestiona la información y cómo se conectan las personas. Como un habilitador, la información une a los trabajadores a través de toda la organización y les permite permanecer productivos, seguros y móviles. Por un lado, existen compañías que están alcanzando sus logros en un mundo en rápida transformación como el de hoy en día. Casualmente, en la mayoría de casos, se trata de empresas que han encontrado la forma correcta de manejar la información y han invertido y utilizado la tecnología idónea para brindar a sus colaboradores el acceso y la flexibilidad que requieren.

Por lo contrario, si el negocio está decreciendo, y además los procesos son anticuados, existe una verdadera área de oportunidad de optimizar la gestión de los datos e información en algún punto a lo largo de la organización. No obstante, ¿cómo saber si su negocio está funcionando de acuerdo a los cambios del mercado y que no se está operando en el pasado? La pregunta usualmente persiste en la mente de los líderes y gerentes.

Ante este panorama, Ricoh Mexicana, ayuda a las organizaciones a identificar 3 áreas en relación a la movilidad de la información con el objetivo de proveer propuestas de valor únicas en el mercado, satisfacer las necesidades de comunicación de los trabajadores, clientes y proveedores y en definitiva, preguntarse si no se está quedando anclado en el pasado:

1. Productividad: alcanzar altos niveles de productividad sin la necesidad de invertir en agotadoras y largas horas de trabajo, es un reto para muchas organizaciones donde empleados desempeñan varios roles multitarea y los dueños, además, juegan el rol de administrador, director de recursos humanos y cabeza de finanzas. La sobrecarga de trabajo afecta el desempeño de todos. Es crucial encontrar formas de trabajar más eficientes. Por ello, los gerentes deben preguntarse: ¿usan tecnología para reducir la carga del día a día? ¿utilizan la información para guiar las estrategias de negocios? ¿existe alguna tecnología de automatización u optimización del flujo de trabajo? ¿se usa archivos sincronizados y plataformas compartidas para movilizar la información? ¿la copiadora o impresora envía documentos directamente a la nube?
2. Seguridad: existe un concepto erróneo de que las violaciones y ataques hacia los datos personales son principalmente dirigidos para grandes empresas. Sin embargo, el 60% de ellos atacan a negocios de mediano tamaño, costando un promedio cercano a los u$s 40.000. Con el objetivo de saber si un negocio está preparado para prevenir y soportar amenazas de seguridad existen las siguientes preguntas: ¿los empleados usan sus equipos personales para acceder o compartir información?, ¿es usted involuntariamente director de tecnología (ejemplo, no es técnico pero gestiona la tecnología de su propio negocio?, ¿todavía confía en documentos de papel para los procesos fundamentales del negocio?, ¿están la mayoría de los archivos digitalizados para el uso activo y almacenamiento?, ¿tiene entrenamientos para educar la fuerza de trabajo en el cumplimiento de normas de seguridad cibernética?
3. Movilidad la información: equipos intuitivos y rápidos son fundamentales para que los profesionales puedan cumplir sus tareas correctamente. No obstante, es la información que circula en ellos lo que resulta clave. Sin duda, una falta de consistencia y completo acceso a los datos necesarios obstaculiza la productividad. Modernizar el negocio para atender las demandas de movilidad puede sentirse como un compromiso con riesgos de seguridad. Afortunadamente, existen tecnologías para hacerlo realidad sin tener que hacer significantes inversiones.

Entonces, estas son las preguntas para saber si se está aprovechando la movilidad para optimizar el negocio: ¿están los empleados capacitados para trabajar de manera remota o más días a la semana?, ¿Tienen los empleados acceso a la información fundamental que ellos necesitan para hacer sus trabajos en cualquier momento desde cualquier lugar?, ¿Tiene visibilidad dentro del negocio de la información que fluye a través de los móviles de los trabajadores? ¿El negocio permite a los empleados usar tecnología personal para fines de trabajo? ¿Actualiza su hardware o software por lo menos cada dos años?

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