Pymes en la nube: cómo crear un espacio digital de trabajo

Pymes en la nube: cómo crear un espacio digital de trabajo
Mucha gente no lo sabe pero ya está usando la nube.Martín E. Feldstein, CEO de MERITI

Esta nueva tecnología online trae aparejado el desarrollo de lo que hoy se conoce como “espacios digitales de trabajo” o “digital workspaces”.

Para resumirlo de manera sencilla, estar en la nube significa que uno puede guardar archivos e información en internet y tener acceso rápido y sencillo a estos documentos desde cualquier dispositivo conectado a la red y a cualquier hora. También trabajar cuando se está sin conexión. Y esto ha revolucionado, sin dudas, la manera de trabajar.

Siempre que una persona use para trabajar una computadora de escritorio, una laptop, una tableta o un smartphone conectados a internet, está usando herramientas digitales que incluyen aplicaciones, datos, documentos y servicios de comunicación para cumplir con sus tareas. Desarrolla sus actividades en un ambiente digital, tenga o no a sus compañeros en la misma habitación”, explicó Martín E. Feldstein, fundador y CEO de MERITI, consultora especializada en asesorar a empresas en la materia.

Mucha gente no lo sabe pero ya está usando la nube. Usar correo electrónico o tener una carpeta compartida en internet es estar en la nube. Lo importante es que estos “espacios” permanezcan seguros, ágiles e integrados para que cualquiera puede usarlos. La nube no es algo solo para expertos en tecnología, sino que es para cualquier usuario (independientemente de su edad) que quiera operar de manera rápida y sencilla”, agregó.

La movilidad empresarial es hoy, sin duda, una prioridad a la hora de invertir y las organizaciones necesitan herramientas que le permitan crear este tipo de ambientes. Los empleados exigen poder hacer sus tareas desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. Esto impulsa fenómenos como el BYOD (bring your own device o trae tu propio dispositivo), por el que las personas llevan a sus oficinas sus equipos personales, ya sean smartphones, tablets o computadoras, salvo que la empresa les brinde un equipamiento más moderno. La empresa debe administrar este entorno mixto.

El surgimiento del BYOD se debe a la consumerización, es decir, a que las nuevas tecnologías hoy surgen en el ámbito personal o de consumo y luego se trasladan a las empresas. Antes era al revés: las personas conocían las nuevas tecnologías en la oficina y luego las llevaban a sus casas. Esto cambió y desde MERITI asesoramos en la gestión de esta convivencia con servicios de Mobile Management. Buscamos cerrar esta brecha entre ambos espacios”, relató Feldstein.

Como partner de Google en Argentina, MERITI ofrece el paquete de herramientas conocido como Google Apps for Work (aplicaciones de Google para el trabajo) que presenta un diseño simple, intuitivo y familiar como Gmail pero con el beneficio de poder utilizar un dominio propio y acceder a una mayor capacidad de almacenamiento, además de contar con protección de la información, alta disponibilidad del servicio todo el tiempo y sin estar expuesto a publicidad.

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Suele suceder que los clientes empiezan a usar Google Apps para resolver inconvenientes con su servidor de correo electrónico pero rápidamente, luego de haber migrado, se dan cuenta del valor que agregan el resto de las aplicaciones de Google Apps dentro de la empresa y no dudan en incorporarlas. ¡Esto es trabajo colaborativo!”, aseguró Feldstein.

El acceso a archivos desde donde uno quiera y cuando quiera es una de las mejores ventajas de esta tecnología, pero no es la única. Gracias a estar en la nube se pueden hacer muchas cosas desde la computadora sin usar sus recursos, por lo que el esfuerzo de procesamiento lo hacen los servidores de Google y no la máquina de uno.

La información se almacena automáticamente como un texto codificado en la nube sin ocupar espacio en el disco de la PC y allí es respaldada constantemente ante la pérdida por hurto, desastre natural, eliminación accidental o maliciosa. La falla del servidor físico, un inconveniente técnico o la falta de energía eléctrica dejan de ser un impedimento para trabajar, ya que la nube garantiza la disponibilidad de funcionamiento durante casi el 100% del tiempo”, continuó el especialista.

Por otra parte, como un espacio físico de trabajo, estas “oficinas digitales” requieren de planificación y administración porque inciden mucho en la productividad y en el compromiso de quienes forman parte del equipo. Por más que las personas no estén en escritorios cercanos, se las debe tener muy en cuenta ya que conforman el corazón de la empresa. Idealmente este “lugar” debe incluir todo lo que necesite para hacer bien su trabajo y no tendrá herramientas no autorizadas por cuestiones de seguridad, como puede ser conectarse a la red Wi-Fi de una cafetería.

A su vez, otro aspecto a considerar es la actualización digital constante que permita la coordinación entre la tecnología, los procesos y las personas. Y la nube brinda la ventaja de utilizar tecnologías que se actualizan constantemente. “El concepto de viejas o nuevas de versiones de software queda obsoleto y las empresas heredan una velocidad de avance incomparable”, concluyó Feldstein.

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