Responsabilidad en la construcción de propuestas de tecnología

Después de casi 25 años construyendo propuestas para el sector de tecnología de información, decidí escribir esta reflexión que tiene que ver con la responsabilidad con que debe ser abordada la construcción de propuestas. 

Hace algunos años, hasta la aparición de Internet,  el consultor o vendedor de tecnología era el dueño de la información; los folletos contenían mínima información y sobre ellos se tomaban decisiones.  Hoy, afortunadamente para el cliente o los usuarios, la información se consigue en grandes cantidades y en buena profundidad, de manera que es difícil que la información entregada en una propuesta no sea igual a la que se consigue libremente. 

En ocasiones, nos hemos encontrado con propuestas que pueden ser en valores significativamente muy inferiores a otras, aunque al parecer tienen el mismo alcance de servicios y los mismos componentes de tecnología. Por ello, siempre surge la pregunta, ¿Cómo se puede presentar algo que es igual o inferior al costo? y la explicación: “es que es un negocio estratégico”,  “es que el negocio viene años después”, “es que están comprando mercado”.

Lo que se encuentra después, cuando hay oportunidad de saber qué pasó en tal o cual proyecto, normalmente son grandes dificultades, un proveedor perdiendo dinero y un responsable del proyecto luchando porque al final todo salga lo mejor posible. Grandes descalabros son conocidos y grandes descalabros son ocultados convenientemente.

Tanto en contrataciones en el sector público, como en contrataciones en el sector privado (aunque en menor medida), el precio es un factor determinante. En algunos casos, la evaluación del tema precio llega a corresponder al 100% de la evaluación, se exige que se cumplan los mínimos requeridos y cumpliendo esos mínimos, todo lo demás es precio.

Si un responsable de un proyecto se da cuenta que alguna de las condiciones no se está cumpliendo, intentará por todos los medios negociar y cerrar un acuerdo que evite la investigación de porqué salió mal el proyecto.

En el caso de tecnologías de información, una de las dificultades se presenta cuando el proyecto involucra muchas variables, tipos diferentes de tecnologías y de servicios  y las entidades o empresas elaboran concursos donde una sola empresa se compromete a todo; aquí suceden numerosos riesgos tales como:

El proveedor es muy experto en uno o varios  temas, pero no es experto en uno o en varios otros.  Lo que puede causar que una parte de su propuesta sea muy buena y otra parte sea débil.

El proveedor se asesora de expertos en los temas que no maneja, hace diseños, trabaja a nivel de preventa y posteriormente contrata también con el más barato, porque el también hizo grandes esfuerzos económicos para ganar o llegar a un presupuesto o quiere mejorar su margen.  En cualquier caso, este comportamiento genera riesgo para la calidad del proyecto final.

¿Cómo evitar los riesgos?

En 2007, un Ministerio Colombiano desarrolló una licitación donde exigió a los participantes que en cada tema la propuesta estuviera debidamente avalada por expertos reconocidos, exigió certificaciones  y obligó a la contratación con esos expertos en los temas que el integrador que presentaba la propuesta no manejaba. 

El Banco Mundial tiene un  modelo para contratación de servicios que se refiere a calidad y costo. El 80% corresponde a la parte técnica y 20%, a la parte económica. El modelo tiene mucho cuidado en exigir un buen número de referencias, certificaciones y condiciones que valoran la calidad del proponente que ha de prestar el servicio.

Hay organismos privados y públicos que visitan a los proponentes y hacen auditoría sobre el terreno, verificando que lo que se escribe en una propuesta realmente exista. En los momentos actuales de globalización, donde las empresas se ven abocadas a ser cada vez más eficientes, es  imperioso invertir bien los recursos. Siempre es preferible una vez bien hecho, aunque sea más costoso, que los proyectos que inician mal, porque con seguridad no terminan en algo bueno y las correcciones serán más costosas que haberlo hecho bien desde el principio. 

Cuidemos siempre de contratar con firmas responsables. Si queremos un país competitivo y empresas competitivas, garanticemos la calidad, la eficiencia en el uso de los recursos y garanticemos que empresas responsables tengan siempre la primera opción.