Las pymes admiten que los procesos que implican el uso de papel desperdician tiempo

Las pymes admiten que los procesos que implican el uso de papel desperdician tiempo

Una investigación internacional de Xerox revela que casi la mitad recurrirá a revendedores de equipo para oficina para que les ayuden con soluciones libres de papel.

Más del 80% de las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) quiere eliminar el papel de su facturación, de los informes financieros, del manejo de formularios legales y de recursos humanos y de otros procesos que consumen tiempo, de acuerdo con una encuesta de Xerox.

La investigación, realizada en más de mil empresas en los EE.UU., Reino Unido, Francia y Alemania, muestra que los encuestados esperan realizar el cambio durante los próximos 12 meses.

Casi la mitad de quienes respondieron (46%) confirmó que se gasta una cantidad significativa de tiempo en procesos de uso intensivo de papel, y seis de cada 10 consideran que esto tiene un impacto importante en sus resultados financieros.

Las PyMEs en Alemania (51%) y los EE.UU. (50%) son las que gastan la mayor cantidad de tiempo, seguidas por las del Reino Unido (43%) y Francia (37%).

Cuando las PyMEs se preparen para digitalizar sus procesos que involucran papel, la mayoría acudirá a expertos para obtener recomendaciones, dado que sólo una de cada cinco encuestadas conoce las soluciones libres de papel disponibles en el mercado.

El estudio muestra que el 47% recurrirá a un distribuidor de equipos para oficina, uno de cada cuatro a su revendedor de IT y el 37% al fabricante del producto.

El cambio puede ser abrumador para las PyMEs, pero hay muchas maneras para evolucionar hacia la dirección correcta.John Corley, presidente de Operaciones de Socios de Xerox

Cuando las PyMEs se embarcan en su tránsito hacia la digitalización, es importante que comprendan cómo la tecnología -tal como las aplicaciones sobre las impresoras y los servicios de gestión de impresión- pueden respaldar su visión y estrategia para alcanzar una transformación digital exitosa”, añadió.

Prioridades que impulsan las decisiones de negocios

La encuesta, realizada por la firma independiente de investigación de mercado Coleman Parkes Research, muestra al aumento de la productividad como prioridad absoluta para las PyMEs, junto con el crecimiento y la reducción de los costos de impresión. Algunos otros hallazgos son:

  1. En total, el 28% informó que está muy adelantado en la implementación de planes para digitalizar los procesos que involucran papel, con Francia (33%) como la más adelantada.
  2. Las PyMEs de los EE.UU. están atrasadas en sus planes para digitalizar procesos, con el 41% que afirma que acaba de empezar, comparadas con un promedio del 37%.
  3. El 12% de todas las PyMEs se encuentra a una distancia temporal de entre uno y tres años para la implementación.

Además de focalizarse en la digitalización y la automatización, las PyMEs están también explorando otras áreas para mejorar la productividad, por ejemplo:

  1. Servicios de gestión de impresión (managed print services, MPS): de todas las PyMEs encuestadas, el 42% tiene un contrato de MPS, mientras que el 40% respondió que planea suscribir uno en el transcurso del año próximo. El 66% gasta más de u$s 1.000 por mes en actividades de impresión, un costo significativo en sus negocios. Las empresas con contratos de MPS mencionaron la reducción de costos, el menor consumo de papel y un mejor control de los costos de impresión como los mayores beneficios.
  2. Movilidad: para fines de 2017, el 23% de las PyMEs cree que los dispositivos móviles estarán completamente integrados a sus procesos de flujo de trabajo. Hoy, el 66% de las PyMEs incluye la impresión móvil en sus iniciativas de movilidad, mientras que el 27% se propone hacerlo dentro del próximo año. Las principales motivaciones incluyen aumentar la productividad de los empleados que no trabajan en un lugar fijo, satisfacer los requerimientos de información remota de los clientes y un mejor y más rápido servicio al cliente.
  3. Seguridad: con el rápido crecimiento de los datos, es cada vez más importante para las PyMEs asegurar la información crítica para los negocios en todos sus dispositivos tecnológicos. Por consiguiente, el 56% de las PyMEs en la actualidad incluye impresoras y/o equipos multifunción en sus estrategias de seguridad.
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Las PyMEs en los EE.UU. y Europa Occidental gastan u$s 40.000 millones por año en equipamiento para oficina y servicios de impresión relacionados. Ayudar a estas empresas a mejorar sus procesos ha sido un foco principal para Xerox. La empresa ha introducido una serie de soluciones para ayudar a las PyMEs a automatizar los procesos, mejorar la movilidad y reducir los costos de impresión con MPS.

La tecnología ConnectKey de Xerox automatiza los procesos manuales que dependen del papel y hace más fácil para los usuarios que no trabajar en un lugar fijo colaborar y trabajar más eficazmente también fuera de la oficina. Xerox también se beneficia de asociaciones con Cisco y McAfee para un enfoque multi-capa para asegurar las impresoras.

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