La prueba de los 30 segundos para ser más competitivo

La prueba de los 30 segundos para ser más competitivo
Al fomentar la autodisciplina de los empleados, se logra reducir demoras y ahorrar costos.Luciana Paulise, directora de Biztorming

La imagen de un negocio debe ser tan importante para los clientes como para aquellos emprendedores que quieran conservar la competitividad de su negocio.

Uno de los mayores problemas del entorno laboral es la desorganización. El caos generalizado es, sin duda, la razón principal por la cual las pymes, emprendimientos y start-ups no logran alcanzar el máximo exponencial y sufren pérdidas en sus negocios. Para quitarnos de encima a este enemigo silencioso, debemos comenzar por analizar nuestro puesto de trabajo. Resolver las siguientes preguntas nos dará un panorama de nuestra manera de desenvolvernos a diario: ¿puedo encontrar los elementos con los que suelo trabajar en menos de 30 segundos?, ¿tiene cada uno de estos elementos un lugar definido en donde puedo encontrarlo?, ¿parece mi espacio de trabajo como nuevo?

Una metodología sencilla por medio de la cual podemos resolver este inconveniente es la herramienta 5S, creada por Hiroyuki Hirano, que permite organizar, ordenar y limpiar el lugar de trabajo y conservarlo en el tiempo. Según este método, al fomentar la autodisciplina de los empleados, se logra reducir demoras y ahorrar costos. En el caso de una peluquería, por ejemplo, es inevitable que se genere desorden constantemente con los cortes en el cabello: mientras está peinando necesita distintos tipos de tijeras, peines, secadores, hebillas, mucho cabello cae al suelo… Por esta razón es fundamental que se puedan encontrar rápidamente los instrumentos para facilitar no sólo la operación que lleva adelante el peluquero y evitar errores sino también para mantener la estética del lugar en todo momento.

La imagen de un negocio debe ser tan importante para los clientes como para aquellos emprendedores que quieran conservar la competitividad de su negocio. La experiencia y la percepción que los consumidores se lleven del local se transmite de boca en boca, en facebook, instagram, por whtasapp, no podemos dejar la imagen de nuestro negocio librada al azar. Ellos serán los voceros más importantes si se quiere ganar nuevos adeptos.Debemos, en consecuencia, mantener el orden pero también “evitar ensuciar”, algo que redundará en última instancia a favor de la productividad y calidad de nuestro trabajo.

¿Qué podemos hacer entonces? Implementando 5S, el orden hace que los errores salten a la vista más rápidamente. Si tenemos un escritorio lleno de papeles, es difícil encontrar aquella factura que nos queda pendiente, por lo que puede quedar impaga, ¡así de fácil suceden los errores!

Primero, retirá de tu espacio de trabajo todo lo que no tenga valor, esté obsoleto, roto o no hayas usado el último año. Asi no sólo facilitarás el acceso a lo que sí es necesario, sino que también dejarás de ocupar espacio innecesario. Luego organizalo para que cada cosa esté en un lugar definido. Así como algunos mecánicos tienen una caja de herramientas con las siluetas de cada una de ellas para encontrarlas fácilmente, un peluquero podría tener lo mismo para sus instrumentos. Sería así más sencillo separarlo de los de sus compañeros, que otros pueden encontrar nuestros elementos, notar cuando hay algún faltante y hasta transportarlo fuera de la peluquería sin que falte nada. Lo mismo es aplicable para útiles en un cajón, alimentos en una cocina, ropa en un armario o insumos en un depósito.

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Tercero, asegurate que todo (máquinas, objetos, insumos, muebles, pisos, instalaciones) se mantenga siempre como nuevo: limpio y en buenas condiciones de uso. Las máquinas o aparatos que no se mantienen, dejan de funcionar en el momento más crítico, pero podemos evitarlo si lo prevenimos con tiempo. Limpiar hasta los lugares de difícil acceso como los techos o debajo de los muebles, solucionar las causas que generan suciedad, como la falta del control del inventario, y generar la cultura de limpiar ni bien se ensucia son claves para mantener en buen estado tu lugar de trabajo.

El cuarto paso es registrar en algún cartel, foto o manual cómo deben hacerse y mantenerse las cosas, para que todos puedan respetarlo. Y finalmente, promové la autodisciplina en tu equipo: controlá que cada uno respete lo que se definió a través de auditorías internas y comunicá lo que se podría mejorar. Si la auditoría no sale bien, no buscar culpables, seguir practicando! El orden debe ser parte de la rutina diaria de todos, pero requiere capacitación, tiempo y práctica.

Recordá, si hay elementos de trabajo que no podés encontrar en menos de 30 segundos, estás teniendo un problema potencial. ¡Podés evitarlo!

De esta manera, disminuirán los tiempos de operación y los costos, y mejorará tu imagen. En otras palabras, se volverá más competitivo el negocio.

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