La implementación de sistemas de gestión mejora la efectividad de los equipos de trabajo

La implementación de sistemas de gestión mejora la efectividad de los equipos de trabajo
En la implementación se encuentran personas a las cuales les es fácil cambiar de proceso.Federico López Figueredo, director de Servicios de Softland Argentina

El mayor desafío es que la compañía comprenda que la implementación de un sistema de gestión ERP es una gran oportunidad para la revisión de todos los procesos que se llevan a cabo.

Junto con conocer los requerimientos que tiene cada compañía, es fundamental identificar cuáles son los puntos débiles y fuertes de cada solución ERP que hay en el mercado, y así lograr identificar aquella solución que mejor responda a todas las necesidades de la empresa. Una solución de gestión ERP bien seleccionada e implementada debe favorecer a la empresa en todos sus niveles, debe ser capaz de cruzarla transversalmente, en la medida del grado de flexibilidad que el sistema proponga.

En primera instancia, los principales beneficiados o quienes más notan los cambios en los procesos, son los colaboradores que manejan el nuevo sistema de gestión y los mandos medios de la empresa, que son los que ven que su operatoria diaria modificada viene en pos de alcanzar una mejora. El objetivo es que el trabajo se automatice, evitando que se cometan errores y otorgando a los usuarios un rol más analítico y de control, que operativo. Las principales actividades donde se nota un cambio son:

  1. Disponer de la información de forma inmediata.
  2. Contar con herramientas que permitan controlar las tareas que se realizan y acompañen todos los procesos de la compañía.
  3. Contar con indicadores de toda la empresa y sus actividades.

El mayor desafío es que la compañía comprenda que la implementación de un sistema de gestión ERP es una gran oportunidad para la revisión de todos los procesos que se llevan a cabo, y en ese marco, mejorarlos y optimizarlos. El sistema implementado debe contar principalmente con las características de flexibilidad y escalabilidad para que funcione de forma eficiente.

Un buen sistema de gestión es el que evoluciona acompañando el crecimiento de la empresa, sigue el desarrollo de la organización con capacidad funcional para sostener la mayor complejidad del negocio, sin que por ello medie la necesidad de migrar a otra solución diferente.

En el caso de que la implementación no se haya realizado acorde a los requerimientos planteados, es un aspecto que se detecta en un primer análisis, ya que lejos de ser un sistema colaborativo, dificulta los procesos prexistentes y no ayuda a todos los sectores de la empresa. Los procesos se ven entorpecidos y el ERP termina siendo el enemigo ya que requiere de tareas y determinados procedimientos respecto de los cuales el personal no dispone de la información, o que la que el sistema arroja es errónea. Hay que tener en cuenta que los procesos mal definidos de entrada pasan a ser impracticables e imposibles de implementar.

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Cualquier situación de cambio, implica una cierta tensión. En la implementación uno puede encontrarse con personas a las cuales les es fácil cambiar de proceso y otras menos flexibles. Si el proyecto está bien logrado contribuye a mejorar el clima laboral, ya que adquirir una nueva herramienta de ERP ayuda en todos los ámbitos de la empresa; gran parte del objetivo del proyecto está cumplido cuando se da esa trazabilidad del software. Para los mandos medios y de gestión, la solución debe brindarles la información inmediata para poder decidir estratégicamente y saber si algo no está bien, para luego corregirlo o solucionarlo.

Por último la efectividad del proyecto, es decir los hitos en el proyecto, deben ser cortos y claros. El resultado final no se mide en las horas y con los plazos estipulados sino con el cumplimiento de las expectativas de la compañía que adquirió la solución de gestión.

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