La clave para el aprovechamiento total de un sistema administrativo

La clave para el aprovechamiento total de un sistema administrativo
Existe una gran diferencia entre la instalación y un proceso de implementación.Israel Coto, director de la Oficina en Ciudad de México de Microsip

Las empresas requieren consultoría a medida para la implementación de un sistema de software con el fin de aprovechar sus capacidades y obtener las ventajas de negocio deseadas.

Según IDC, las inversiones en software administrativo crecerán más del 50% para finales de este año en México. Sin duda, las compañías del país, cada vez perciben más los beneficios que proporciona la tecnología.

Sin embargo, de acuerdo con Microsip, empresa mexicana dedicada desde hace 30 años al desarrollo y comercialización de sistemas computacionales administrativos para las micro, pequeñas y medianas empresas, la consultoría en la instalación, capacitación y puesta en marcha de este tipo de herramientas resulta fundamental para su mayor aprovechamiento y de esta manera, obtener mejores resultados.

Las necesidades, requerimientos y expectativas de cada organización en una implementación de un software resultan muy diferentes. La realidad es que usualmente se desperdicia más del 50% del alcance y potencial de la herramienta. Por tal motivo es de suma importancia que el proveedor de la solución, acompañe a su clientes en este procesos. Israel Coto, director de la Oficina en Ciudad de México de Microsip

Existe una gran diferencia entre la instalación y un proceso de implementación, en este caso, instalar, resulta sólo un paso de un camino complejo”, agregó Coto.

Ante este panorama, Microsip proporciona una serie de pasos a considerar para una implementación exitosa:

  1. Diagnóstico: en este punto, un asesor o experto visita al cliente y se involucra en las diferentes áreas de la empresa con el fin de conocer a detalle su operación. En base a ello, realiza un análisis exhaustivo considerando los puntos de mejora y determinando cómo puede adaptarse la solución a los diferentes procesos internos.
  2. Modelo de operación a la medida: el asesor o asesores entregan al empresario un documento por escrito donde especifican detalladamente los resultados de su diagnóstico, donde se incluyen puntos como: alcances del proyecto, etapas, nuevo flujo de información, alcances y delimitación de responsabilidades, cronograma de actividades, puntos de mejora, resultados esperados, puntos de riesgo, condiciones.
  3. Instalación y configuración: el sistema se instala y configura en sus parámetros básicos con base en el modelo que se estableció previamente y a las expectativas de alcance de los líderes de la empresa.
  4. Capacitación: en este proceso se prepara al personal de todas las áreas operativas involucradas en sus diferentes funciones e intervenciones con la nueva herramienta, simulando todos los posibles escenarios del día a día. Los consultores expertos pueden detectar obstáculos y/o excepciones ocultas no contempladas en el análisis inicial y que podrían afectar el logro de los objetivos o alcances esperados, por lo que es crucial reportar de inmediato para tomar las decisiones oportunas y evitar riesgos o problemas una vez que el sistema esté operando.
  5. Puesta en marcha: la hora de la verdad. Una vez modelado, instalado, configurado y capacitado al personal, se establece la fecha de inicio de operaciones, donde horas previas a que esto ocurra, se cargan los datos iniciales como saldos de clientes, proveedores y artículos. En el caso de las empresas que ya contaban anteriormente con un sistema, se determina la desconexión del software previo para dar paso al nuevo.
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