Esfuerzo mundial por dejar de utilizar el papel

Esfuerzo mundial por dejar de utilizar el papel

Las organizaciones se van volcando a la digitalización del contenido y la información que fluye a través de sus negocios.

El papeleo es una parte integral de los negocios, pero el papel físico no lo es. De hecho, la dependencia de los documentos en papel resulta en millones de dólares de desperdicio, que podrían eliminarse o, al menos, reducirse radicalmente. Por esta y otras razones, todo tipo de empresas y agencias públicas están trabajando para lograr realizar sus procesos sin papel.

La Asociación para la gestión de información e imágenes (AIIM), lidera la carga en el esfuerzo para dejar de utilizar el papel. Su Día mundial sin papel anual alienta a las empresas a dejar de utilizarlo por un día para reducir la cantidad generada por las personas en su trabajo diario y en su vida personal.

En la actualidad hay muchos recursos para reducir el uso personal de papel, pero llevarlo a un nivel mayor, como el empresarial, tiene un mayor impacto. Un lugar clave para empezar es ver por dónde entra el papel en su organización y digitalizarlo en la entrada. Alaris sugiere que las compañías apuesten por una transformación digital integrada, a fin de simplificar sus procesos empresariales, e involucrarse en una política más ecologista gracias al paperless. El Alaris IN2 Ecosystem combina escáneres galardonados y software con servicios y asociaciones para ayudar a las organizaciones a recopilar fácilmente información de sus documentos en papel y utilizarlos sin papel. Este enfoque único está diseñado para ofrecer una mayor productividad, una rentabilidad más alta y un valor comercial superior.

Los escáneres empresariales avanzados hacen mucho más que solo capturar una imagen, se convierten en el inicio de un proceso de digitalización completo. Los escáneres que forman parte del Alaris IN2 Ecosystem, como el S2060w y el S2080w, convierten los datos sin procesar en información que genera conocimiento real. Cuando se utilizan junto a software de captura como el software Alaris Capture Pro, los escaneos se pueden indexar, escribir a máquina o a mano y extraer la información para su uso en sistemas comerciales sin ningún procesamiento manual. Automatizar el proceso de captura de información elimina la complejidad y abre las puertas a nuevas oportunidades para los negocios.

Los beneficios de dejar el papel:

  • Organización: no más pilas de papeles en la mesa o las estanterías. Podrá encontrar, acceder y compartir de forma mucho más rápida y sencilla los archivos y documentos.
  • Eficiencia: los documentos digitales son mucho más fáciles de administrar, almacenar y recuperar que los de papel. Tendrá los documentos disponibles para enviar y compartir con los clientes, independientemente de la ubicación, mejorará la productividad del equipo y brindará una mejor experiencia al cliente.
  • Respetuoso con el medio ambiente: la reducción de la impresión también significa que se talarán menos árboles para producir papel. El papel también consume mucha energía tanto en la producción como en el transporte. El aspecto ecológico de dejar de utilizar el papel es un concepto popular y relativamente fácil con el cual obtener el apoyo de los empleados.
  • Comunicación más rápida: a menos que esté pagando la tarifa de entrega al día siguiente, como cuando los reclamos de seguros deben procesarse rápidamente y el agente necesita enviar rápidamente la documentación a un experto en reclamaciones, los documentos en papel tardarán al menos un día en llegar del punto A al punto B. E incluso entonces puede haber retrasos, extravíos o pérdidas. Una vez digitalizado, un documento está disponible donde se necesita, al instante.
  • Copia de seguridad y recuperación de los documentos: es costoso y consume tiempo, reemplazar un documento en papel cuando está dañado o fuera de su lugar. Es posible que las partes interesadas nunca puedan acceder a los documentos importantes porque alguien extravió un archivo, o debido a un desastre natural, como un incendio, inundaciones que dañan documentos de más de 200 años. Con la oficina sin papel, los documentos se almacenan electrónicamente, guardados en copias de seguridad en servidores remotos o en la nube.
  • Menos costoso: almacenar documentos es costoso, especialmente para negocios en ubicaciones principales. La impresión también cuesta dinero, debe pagar por el papel en sí, la tinta, el envío y el mantenimiento del equipo de impresión. Las empresas pueden eliminar los gastos de almacenamiento pasando a los documentos digitales.
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