Eligiendo la tecnología adecuada para dar paso a la digitalización

Eligiendo la tecnología adecuada para dar paso a la digitalización
Los escáneres y las soluciones de software de captura se han diseñado para sustentar las estrategias de transformación digital.

Las ventajas de los escáneres profesionales.

Es bien sabido que la información -hoy más que nunca- es el motor de todo negocio y es uno de los bienes intangibles más valiosos de las compañías. Sin embargo, este preciado bien, puede convertirse en un problema cuando, debido a su constante crecimiento deriva en una pérdida de control y un manejo cada vez complejo.

Del mismo modo, cuando están ligados a procesos claves de la empresa pero, no se están procesando en el tiempo y lugar en que se necesitan, se hace más trascendente, no solo contar con una versión digital de los mismos, sino encontrar el camino para integrarlos en tiempo real a los flujos de trabajo para la toma de decisiones y la optimización de los procesos. 

Si bien las funciones principales de impresión, digitalización, copia y fax están presentes en dispositivos multifunción (MFP), estas opciones no siempre son suficientes para todas las empresas, en especial aquellas que requieren equipos con capacidades de escaneo de imágenes en alta resolución, funcionamiento de largas jornadas o que precisen asociarse a un software de gestión de información o sistemas informáticos empresariales.

El primer paso para hacer una correcta elección del tipo de dispositivo, es identificar qué tan crítica o importante es la información para la compañía, ¿Es crucial para la toma de decisiones?, ¿Se necesita con inmediatez en los sistemas informáticos de la empresa?

Una vez definido lo anterior, el siguiente paso será analizar el origen y el camino -flujo o proceso- que recorren esos datos para integrarse a los sistemas del negocio ya digitalizados.

Responder estas preguntas nos arrojará bastante información para evaluar la solución más adecuada a la hora de convertir datos físicos a digitales ya que es probable que se esté estancando un proceso que bien podría ser automatizado. 

En este sentido un escáner profesional, en contraste con un equipo multifunción, puede ser una acertada respuesta, gracias al software especializado de digitalización, pensado para compañías, oficinas o departamentos gubernamentales con necesidades de equipos profesionales que requieren digitalizar grandes volúmenes de documentos impresos, tienen necesidades muy específicas de digitalización o buscan inmediatez a la hora de hacer uso de la información contenida en un documento físico.

Por otra parte, para digitalizar varias páginas en un equipo multifunción se requiere tiempo y personal, ya que se deben escanear, uno por uno, los documentos.

Digitalizar un documento de 10 páginas, en un MFP, toma más de un minuto (67 segundos) en comparación con los 17 segundos que logra un escáner como el Kodak i3300.

Además, mientras que un MFP está realizando una tarea de digitalización, otros usuarios que necesitan imprimir, o realizar copias, no pueden completar su trabajo hasta que no se termine de realizar la acción.

 La mayoría de los dispositivos MFP cuentan con opciones básicas de captura y procesamiento de imágenes que pueden resultar adecuadas cuando los documentos digitalizados apenas requieren mejora de la imagen.

Sin embargo, los flujos de trabajo más complejos y las empresas que desean automatizar las tareas manuales para aumentar la eficiencia obtendrán grandes ventajas derivadas de las potentes funciones de captura, adquisición y procesamiento de imágenes asociadas con un software de captura especializado. 

Por otra parte, los equipos MFP y los escáneres ofrecen funciones distintas para guardar imágenes digitalizadas. Por ejemplo, a nivel de entrega, un MFP ofrece opciones básicas de envío, mientras que los escáneres permiten digitalizar directamente a aplicaciones tales como SharePoint.

Los equipos Alaris están equipados con software y controladores estándar para la integración con entornos Windows, MAC y LINUX, de modo que ofrecen una integración directa con las principales soluciones de gestión documentos, lo que a su vez permite una ejecución optimizada de los flujos de trabajo más complejos. 

Los beneficios de la digitalización 

Hay una sinergia entre la impresión y la tecnología de captura de información digital. Los escáneres y las soluciones de software de captura se han diseñado para sustentar las estrategias de transformación digital y tienen el potencial de solucionar muchas de las inquietudes de los clientes, relacionadas con la impresión, incluyendo la optimización de los procesos empresariales, la automatización de los flujos de trabajo y la garantía de seguridad de la información.

Para los canales en el negocio de servicios de impresión, existe un alto potencial de venta de escáneres y software de captura. En su informe Managed Print Services Landscape 2018, sobre el panorama de los servicios administrados de impresión, Quocirca señaló que son claves para agilizar la transformación digital y automatización de flujos de trabajo.

Los escáneres profesionales, orientados a empresas con grandes volúmenes de documentos, están abriendo nuevos flujos de ingreso para los proveedores de servicios administrados de impresión. Para muchos es un terreno aún inexplorado, en el que están dejando pasar una gran oportunidad de negocio”, sostuvo Katie Sullivan-Armento, General Manager para Estados Unidos y Canadá de Alaris, una división comercial de Kodak Alaris. 

Incluso, los proveedores de servicios de impresión cuyos clientes emplean equipos multifunción para digitalizar documentos podrían, de hecho, estar perdiendo negocios y dinero.

Si bien los clientes de servicios administrados suelen alquilar el hardware por una tarifa mensual fija y pagar las impresiones por página, los volúmenes de digitalización nunca se facturan ni hay un costo por página escaneada.

Sin embargo, mantener la función de digitalización de una multifunción sí forma parte del paquete de servicio de asistencia del revendedor y esto puede resultar costoso.

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