Que las organizaciones públicas y privadas aprendan a manejar sistemas digitales ahorra costos, aumenta la productividad, la competitividad y mejora las condiciones laborales.
En una era donde la tecnología marca el ritmo, confiar en el papel como soporte principal para conservar la información parece de mínima, una respuesta poco satisfactoria.
La digitalización documental y las iniciativas vinculadas a la “despapelización” resultan en la actualidad, el primer paso natural de empresas y organizaciones privadas y públicas que buscan reducir costos, una mejor organización y contribución al cuidado del medio ambiente.
Gabriel Ascón, cofundador y propietario de SG Soluciones, reflexionó: “un empleado medio dedica habitualmente el 40% de su tiempo buscando información. Revisando documentación física, emails y archivos en general. ¿Cuánto más eficiencia y calidad de trabajo podríamos encontrar si evolucionáramos en la organización de nuestra documentación mediante el uso de la tecnología”.
Que las organizaciones públicas y privadas aprendan a manejar sistemas digitales trae beneficios concretos. No solo ahorra costos, sino que aumenta la productividad y competitividad al mismo tiempo que mejora las condiciones de trabajo.
En el caso de las organizaciones públicas, además, contribuye a “democratizar y transparentar” la información así como a simplificar notablemente los procesos.
Ascón afirma que “no estamos sólo frente a una tendencia mundial; sino que, la digitalización primero y la despapelización como paso más innovador, representan una respuesta a una necesidad real para la preservación, administración, acceso y disponibilidad de información, a toda hora y desde cualquier dispositivo”.
Ahora bien, ¿qué implica digitalizar?
Para el común de los mortales, digitalizar, en la jerga corporativa, es utilizar un scanner. Sin embargo, existen nuevos caminos acordes a la tecnología y a la conciencia corporativa que se ha despertado respecto al cuidado al medio ambiente.
En este sentido, la gestión documental electrónica es una de las soluciones más efectivas. Esta gestión abarca desde el escaneo o “digitalización” de los documentos, software para su captura, búsqueda y visualización de imágenes hasta la implementación de flujos de trabajo y firma digital.
Normalmente, las compañías se limitan sólo al primer paso y; no es por falta de voluntad, sino muchas veces por falta de conocimiento experto y recursos o por creer que acceder a este tipo de tecnologías es caro. Y lo cierto es que, con “escanear” papeles no alcanza y existen multiplicidad de modelos para implementarlo, incluso en una pyme.
“Hemos trabajado en diversos proyectos de digitalización y la clave ha sido el asesoramiento y no vender soluciones “enlatadas”. Ayudamos a las empresas e instituciones a crear un sistema de digitalización propio en base a su flujo de trabajo. Les recomendamos los equipos adecuados y les proveemos soluciones de gestión y control electrónicos acordes a sus posibilidades e incluso los guiamos en los procesos necesarios para optimizar sus métodos de impresión. Todo ello es parte del trabajo que realizamos desde SG para reducir los costos y orientar a las organizaciones en iniciativas que vuelvan sus procesos más sustentables”, concluyó Ascón.
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