Las comunicaciones unificadas hacen que una persona esté más accesible frente al resto, situación que no a todos los niveles de una organización les puede acomodar.
Herramientas de comunicación más inteligentes, integradas y sincronizadas; mayor productividad de los empleados; generación de importantes ahorros; mejor desempeño laboral y fortalecimiento del negocio de una compañía son los principales beneficios que entregan las comunicaciones unificadas a las organizaciones.
Así lo destaca Cristian Cáceres, gerente de Consultoría, Diseño y Marketing de Acanto | Teknos, quien sostiene que lo anterior es posible gracias a que este tipo de integración permite a las empresas y sus colaboradores disponer de una serie de aplicaciones como, por ejemplo, mensajería instantánea, comunicaciones de voz, videoconferencia, colaboración en línea, audioconferencia, correo electrónico, calendario, directorio y voicemail en una sola plataforma tecnológica y bajo el concepto de presencia (o estado de disponibilidad), término que hace las veces de director de orquesta de las comunicaciones de un negocio y define el medio por el cual una persona se comunica con otra, en un momento dado.
“Esta presencia, que nos indica si un trabajador está o no disponible, se actualiza de manera automática, permitiendo contactar a un individuo de una manera más rápida. De esta forma, un sistema de comunicaciones unificadas permite ahorrar tiempo en ubicar a una persona. En promedio, una organización podría ahorrar hasta 25 minutos al día por cada individuo que intenta contactar, lo que en un mes se traduce en una cifra importante de tiempo si se considera al total de los colaboradores”, explicó el experto.
Más inteligencia y eficiencia
En este contexto, Cáceres afirmó que las comunicaciones unificadas permiten que las personas de una organización interactúen de una manera más inteligente y acorde a la disponibilidad que tengan en un minuto determinado.
A la vez, hacen posible una mayor colaboración entre los miembros de una compañía, pues mediante este tipo de soluciones se pueden compartir documentos o aplicaciones del escritorio con el resto de los colegas; transferir llamados a otro anexo o a un celular; y organizar audioconferencias y videoconferencias, entre otras funciones.
“Desde hace tiempo, la voz dejó de ser el principal medio para que las personas se contacten e intercambien información en una empresa. Hoy existen otras formas de relacionarnos. No necesariamente una llamada telefónica es la que concreta una acción o cierra un negocio. Están también la mensajería instantánea, SMS, correo electrónico, videochat y redes sociales, entre otras instancias”, continuó.
El ejecutivo agregó que la tendencia actual es que el trabajo sea algo más colaborativo, lo que se traduce en que unidades que antiguamente eran disímiles dentro de una compañía ahora están obligadas a laborar en conjunto. Tal es el caso, por ejemplo, de las áreas de tecnología y finanzas, comercial y finanzas, y/o tecnología y comercial.
“Entonces una persona del área financiera o administrativa no puede estar ajena a los avances tecnológicos, pues estas herramientas se traducen en menores tiempos, ahorro de recursos, mayor eficiencia. La irrupción de herramientas como CRM en los procesos de negocios o la incorporación de un ERP hace que el ámbito administrativo se involucre cada vez más con la unidad de tecnología, lo que no era tan común antes”, aseguró Cáceres.
Desafíos actuales
El gerente de Consultoría, Diseño y Marketing de Acanto | Teknos indica que para que la implementación de una solución de comunicaciones unificadas sea exitosa y se pueda aprovechar al máximo, no sólo depende de tener un proveedor tecnológico de confianza que haga ese trabajo, sino que también pasa porque la organización cuente con procesos que incorporen prácticas de colaboración y que su personal este sensibilizado en la materia. Es decir, debe existir una cultura organizacional que facilite y fomente el trabajo colaborativo.
“El tema de la colaboración no es un tema de TI. Es un tema de los procesos de las compañías. Al insertarse la colaboración en los procesos, los procesos mejoran mucho. No obstante, son las áreas interesadas en los procesos las que deben abrazar la colaboración. Si bien el área de TI es la encargada de implantar este tema, es fundamental que los procesos incorporen prácticas de colaboración y que las personas sean capacitadas en ello, todo lo cual requiere de un liderazgo adecuado”, expresó.
“Entonces puede haber personas que aquello no les sea atractivo, pues prefieren estar más aisladas o no tan alcanzables para el resto de la organización. Entonces a esas personas hay que hacerles ver los aspectos positivos que entrega a su compañía y colegas el hecho de estar visible. No hay que olvidar que los beneficios de las Comunicaciones Unificadas para una organización superan con creces los costos de la tecnología necesaria para hacerla realidad”, concluyó Cáceres.
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