Con el volumen de datos comerciales creciendo a un ritmo exponencial, se requieren urgentemente nuevos enfoques para garantizar que no pase de ser un activo estratégico a un problema abrumador.

Si bien las operaciones cotidianas en sí mismas generan cantidades cada vez mayores de datos, el desafío se ve agravado por lo que se ha denominado “acumulación de datos”. Esto ocurre cuando los miembros del personal retienen datos que ya no son necesarios o mantienen varias copias del mismo archivo en diferentes ubicaciones. Esto también podría ocurrir cuando los empleados almacenan datos personales o datos que son irrelevantes para fines oficiales en los almacenes de datos corporativos.

A medida que crece el volumen de datos en una organización, evitar la acumulación es cada vez más difícil. Los equipos de TI pueden verse empantanados por la tarea de clasificación, desviando tiempo y recursos de otros proyectos que agregan más valor.

El tipo de datos que causan muchos de los problemas pueden clasificarse por el acrónimo ROT: redundantes, obsoletos o triviales. Uno de los principales problemas que surgen de tener datos ROT es el costo de proporcionar una capacidad de almacenamiento cada vez mayor en una organización.

A medida que aumenta la capacidad de almacenamiento, aumenta el impacto en el rendimiento de la infraestructura, al querer almacenar grandes cantidades de datos, se debe comprometer el rendimiento; de otro modo, los costos irán en espiral y consumirán una proporción cada vez mayor del presupuesto general de TI.

Un segundo problema surge en torno a la seguridad de los datos. Cuando se almacenan y copian grandes volúmenes de datos en múltiples ubicaciones, los datos confidenciales pueden terminar en un lugar inseguro. A medida que crecen los volúmenes de datos, detectar problemas como este se convierte en una tarea cada vez más difícil.

El rol del análisis de archivos

Una estrategia adoptada por un número creciente de organizaciones es el despliegue de una nueva generación de herramientas de análisis de archivos. Estas herramientas, que incorporan cada vez más capacidades de inteligencia artificial (IA), pueden automatizar gran parte de la carga administrativa y mantener la acumulación de datos bajo control.

Las herramientas de análisis de archivos pueden ayudar de varias maneras:

1. Recuperación de la capacidad de almacenamiento de datos: las herramientas se pueden configurar para examinar todos los almacenes de datos e identificar archivos que entran en la categoría ROT. Los archivos duplicados se pueden eliminar automáticamente mientras se conserva la copia maestra. Cualquiera que requiera una evaluación humana puede cambiarse a una ubicación diferente para su posterior análisis.
2. Optimización del espacio en disco: una herramienta eficaz de análisis de archivos puede monitorear el uso del espacio en disco en una organización y alertar al equipo de TI si el espacio libre cae por debajo de un límite predeterminado. Esto permite tomar medidas de gestión preventivas antes de que haya un impacto en el rendimiento.
3. Análisis de metadatos: las herramientas pueden analizar automáticamente los metadatos asociados con los archivos almacenados y determinar si siguen siendo relevantes o si se pueden archivar o eliminar. Esto reduce la carga de trabajo de los administradores de infraestructura y reduce los costos operativos.
4. Análisis de patrones de almacenamiento: las herramientas pueden monitorear y analizar los patrones de almacenamiento de datos y las tasas de consumo de espacio por parte de los usuarios a lo largo del tiempo. Se puede establecer una línea base de uso normal, y la herramienta puede marcar cualquier anomalía y tomar las medidas correctivas necesarias. Las herramientas de análisis de archivos pueden proporcionar resultados impresionantes cuando se combinan con las capacidades de IA y ML.
5. Análisis de permisos: a veces los archivos terminan estando disponibles más de lo necesario. La herramienta de análisis de archivos puede evaluar con qué frecuencia y por quién se accede a los archivos, y determinar si ese acceso debe reducirse a un número menor de personal.

La implementación efectiva de las herramientas de análisis de archivos puede tener un impacto positivo significativo en cómo se gestionan los datos en una organización. Una vez establecido, el retorno de la inversión que se logrará con las herramientas aumenta exponencialmente a medida que crece el volumen de datos almacenados.

Al tomarse el tiempo hoy para evaluar cuidadosamente su infraestructura de datos existente e implementar una herramienta de análisis adecuada, las organizaciones pueden estar más preparadas para administrar los futuros aumentos continuos en los volúmenes de datos.

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