Cómo abordar la implementación de un sistema de gestión

Cómo abordar la implementación de un sistema de gestión
El proceso de selección e implementación de un ERP se transforma en un procedimiento complejo.Guillermo Vivot, director General de Softland Argentina

Cuando una empresa decide incorporar un software de gestión debe considerar muchos aspectos para hacer valer su inversión y que el ERP funcione como realmente se requiere.

La búsqueda de la solución tecnológica adecuada es tan importante como la elección de un proveedor que brinde un servicio de calidad. De nada vale encontrar un producto que satisfaga todas las necesidades funcionales y tecnológicas, si no viene de la mano de un proveedor con experiencia que pueda ofrecer valor agregado basado en su trayectoria y en proyectos de similar envergadura. Por lo tanto, el proceso de selección e implementación de un ERP se transforma en un procedimiento complejo.

Los sistemas de gestión ERP no solo facilitan la utilización adecuada de los recursos, sino que proporcionan eficiencia en los procesos y ayudan a lograr una buena planificación de las empresas.

¿Cómo implementar la solución cuando hay resistencia de ciertas áreas?

Cuando hay un área que se resiste al cambio, tenemos dos formas de abordarla. La primera, es ir directamente hacia ella, motivarla, convencerla de las ventajas del cambio y convertirla de stopper en aliado. Rodeándola y venciendo su resistencia, las demás áreas se adaptarán más rápido, ya que verán flexibilidad en aquella área o núcleo más duro.

La segunda forma, es comenzar sumando al proyecto todas las áreas predispuestas al cambio; y así con ellas satisfechas y operando, terminar sumando a la aceptación del cambio al sector que inicialmente había sido más reticente. No todos los proyectos son iguales, lo mismo sucede con las compañías, cada una tiene sus propias características y cultura que terminan determinando su identidad.

Luego, se encuentra la puesta en marcha de la solución, donde dependiendo de la cultura del cliente el cambio puede ser de alto impacto, big bang (desde adentro hacia afuera), o también puede ser paulatino. Asociado a esto, encontramos el trabajo en paralelo, es decir, cuando se trabaja con el nuevo sistema implementado, pero se sigue manteniendo la plataforma anterior. Si todo marcha de manera correcta y si la solución implementada es acorde a las necesidades y procesos de la empresa, ahí es cuando se abandona el sistema que se utilizaba anteriormente, y se empieza a operar exclusivamente con la nueva solución.

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En estos procesos es fundamental tener en cuenta que el usuario está trabajando con dos sistemas a la vez, entonces de alguna u otra manera, por un tema de eficiencia, los usuarios tienen poco tiempo para dedicarle a otro tipo de tarea y se encuentran en un momento de tensión u estrés, debido al cambio que transita la compañía. Lo ideal es trabajar en paralelo lo mínimo posible con el objetivo de no desgastar la energía de los usuarios que a la larga va a repercutir en la efectividad del negocio.

También existe lo que se llama prueba por lotes transaccionales, es decir tal lote se registra en la nueva aplicación o funcionalidad y se compara con la que venían utilizando para ver los lay out y sacar conclusiones de cómo está funcionando. Pero lo ideal es evitar trabajar en paralelo ciento por ciento.

Debido al crecimiento de la industria IT, cada vez son más las empresas que incorporan soluciones de gestión. El proceso de selección e implementación de nuevas tecnologías implica desafíos para todos los miembros de una empresa, pero los beneficios que traen facilitarán los procesos para los usuarios y mejorará la rentabilidad del negocio. Implementar tecnologías, efectivamente obliga a cambiar las formas de administrar los negocios por otras prácticas adaptadas al volumen de cada empresa. Es fundamental que la herramienta acompañe el crecimiento, se adapte a los cambios que esta sufre y sea flexible ante cualquier requerimiento.

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